E-Mails im Geschäftsverkehr

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Die E-Mail Signatur – Ihre Visitenkarte im Internet

Eine E-Mail Signatur ist mehr als nur die Unterschrift unter Ihren E-Mails. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr ist die Signatur das Pendant zum Briefkopf einer klassischen Drucksache. Sie erfüllt die Funktion der präzisen Absenderangabe und ist in der formellen Kommunikation unerlässlich. Mit einem STRATO Email Account richten Sie nicht nur Ihre Email Adresse, sondern auch Signaturen bequem über STRATO Webmail (vormals Communicator) ein. Legen Sie in Ihrem E-Mail Center bei STRATO eine oder mehrere Signaturen für berufliche oder private Zwecke an, definieren Sie Standard-Signaturen und konfigurieren Sie, wie Ihre Signaturen verwendet werden sollen. Während Sie im privaten E-Mail-Verkehr gänzlich frei sind, Ihre E-Mail Signatur so zu gestalten, wie es Ihnen schön und zweckdienlich erscheint, haben sich in der Geschäftskommunikation gewisse Standards etabliert, die teilweise auch auf rechtlichen Vorgaben fußen. Erfahren Sie im Folgenden, mit welchen Angaben Sie geschäftliche E-Mails versehen sollten.

  • Professionelle E-Mail Signatur mit STRATO
  • Bequeme Einrichtung über STRATO Webmail
  • Legen Sie mehrere Signaturen an
  • Definieren Sie Standard-Signaturen
  • Nutzen Sie HTML-Text, um Ihre Signaturen zu formatieren

Pflichtangaben für die geschäftliche E-Mail-Signatur

Im Berufsalltag ersetzt die E-Mail den postalischen Brief in diversen Situationen, in denen es auf Schnelligkeit und Effizienz ankommt. Der Gesetzgeber hat sich daher entschlossen, die E-Mail unter den Begriff des Geschäftsbriefs zu fassen. Verschiedene Vorschriften in Bezug auf Geschäftsbriefe wurden daher durch das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ um die Formulierung „gleichviel welcher Form“ erweitert. Die Änderung trat zum 1. Januar 2007 in Kraft. Für eine geschäftliche E-Mail gelten seitdem die gleichen Pflichtangaben, wie diese Vorschriften sie für ein Geschäftsbrief auf Papier vorsehen – eine Handhabung, die auch schon vor der Anpassung der Gesetzestexte gängige Praxis war. Die gesetzlichen Pflichtangaben sollen den Empfängern geschäftlicher Mitteilungen die Möglichkeit bieten, sich umfassend über die Verhältnisse des Unternehmens, das als Absender auftritt, zu informieren.


Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute:

  • Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
  • Rechtsformzusatz
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

  • Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer der Gesellschaft

Aktiengesellschaft (AG)

  • Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Handelsregisternummer der Gesellschaft
  • Alle Vorstandsmitglieder mit Vor- und Familiennamen
  • Vorsitzender des Vorstands mit Vor- und Familienname
  • Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Vor- und Familienname

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmer Gesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)

  • Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Alle Geschäftsführer inklusive stellvertretende Geschäftsführer mit Vor- und Familiennamen

Gewerbetreibende, die es versäumen, ihre E-Mail Signatur mit Pflichtangaben zu versehen, laufen Gefahr, von der Konkurrenz abgemahnt zu werden. Als Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ können alle Mitteilungen angesehen werden, die eine nach außen gerichtete schriftliche Mitteilung mit geschäftsbezogenem Inhalt darstellen. Die unternehmensinterne Kommunikation ist von den Pflichtangaben nicht betroffen. Gleiches gilt für E-Mails, denen die Geschäftsbezogenheit fehlt.

  • Geprüfte Sicherheit

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  • Service-Sieger

    Service-Sieger
  • Testsieger Webhosting

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  • 24/7-Support (optional)

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  • Deutscher Datenschutz

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