STRATO Webmail: E-Mails verwalten

STRATO Webmail: E-Mails verwalten

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Vor-und Nachteile von Webmail

Welche Vor- und Nachteile haben Webmailer?

Webmailer sind reine Online-Dienste. Ihr Funktionsumfang ist in der Regel geringer als bei Mailprogrammen wie Outlook oder Thunderbird. Der Vorteil besteht darin, dass Sie nicht nur im eigenen Büro oder Zuhause Zugriff auf Ihre Mails haben, sondern diese von jedem beliebigen Ort aus abrufen können. Alles, was Sie dazu benötigen, sind ein Internetanschluss und Ihre Anmeldedaten.


Vorteile von STRATO Webmail

Welche Vorteile bietet STRATO Webmail?

STRATO Webmail verbindet die Vorteile eines Webmailers mit dem Komfort eines Mailprogramms: Wie in Outlook und Thunderbird können Sie auch hier in Ihrem persönlichen E-Mail Center mehrere Email-Accounts parallel verwalten. Um ein neues Konto hinzuzufügen, gehen Sie zum Menüpunkt „Einstellungen“ und dann zu “Accounts”. Geben Sie hier einfach die Daten Ihres Mail-Accounts ein klicken Sie auf „Speichern“. Auch das Organisieren von Aufgaben, Kalendereinträgen und Kontakten funktioniert mit Webmail übersichtlich und unkompliziert.


E-Mail-Adressen einrichten

E-Mail-Adressen einrichten

Besonders für den direkten Kundenkontakt sind persönliche E-Mail-Adressen allgemeinen vorzuziehen. Zudem wirken Adressen der eigenen Domain professioneller als solche von kostenlosen Mail-Diensten.


Welche E-Mail-Adressen benötige ich?

Grundsätzlich sollten Sie und Mitarbeiter mit Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern jeweils eine eigene E-Mail-Adresse nutzen. Eine gängige Form ist z.B. vorname.nachname@firmendomain.tld oder nachname@firmendomain.tld. Das macht die Kommunikation persönlicher und verbindlicher.

Daneben kommen als allgemeine Kontaktadressen für Firmenwebsite und Visitenkarten z.B. kontakt@firmendomain.tld oder info@firmendomain.tld in Frage. Je nach Unternehmensgröße können auch Adressen mit Funktionsbeschreibungen hilfreich sein (wie z.B. vertrieb@firmendomain.tld). Achten Sie bitte – gerade bei geschäftlichen E-Mail Adressen – darauf, eine rechtssichere E-Mail Signatur anzugeben.


Wie lege ich eine E-Mail Adresse an?

Im Administrationsbereich Ihres Hosters können Sie E-Mail-Adressen mit der Endung @IhreDomain.tld anlegen. Als STRATO Kunde finden Sie diese Option im Kunden-Login (Ihr Paket -> E-Mails verwalten -> Neues Postfach anlegen).

Für jedes E-Mail-Postfach können Sie zudem sogenannte Aliase bestimmen. Ein Alias ist eine eigenständige E-Mail-Adresse, bei der ankommende E-Mails jedoch in dasselbe Postfach gelegt werden wie die Mails für eine andere Adresse. STRATO Kunden können bis zu zehn Aliase pro E-Mail Postfach im Kunden-Login (unter Ihr Paket -> E-Mail -> E-Mail-Verwaltung -> Postfach bearbeiten) anlegen.


E-Mails abrufen

E-Mails abrufen

Sie können auch von unterwegs mit STRATO Webmail ihre E-Mails lesen. Aber natürlich lassen sich Mails auch noch auf verschiedene andere Arten und Weisen abrufen. Nutzen Sie die Vorteile verschiedener Systeme, um für Kunden und Kollegen stets erreichbar zu sein.


Was bedeuten POP3 und IMAP?

Wenn Sie in einem Mailprogramm ein neues Konto anlegen, werden Sie in der Regel gefragt, ob es sich um ein POP3- oder IMAP-Konto handelt. Bei einem POP3-Konto werden die Nachrichten beim Abrufen vom Server heruntergeladen und dort – je nach Einstellung – automatisch gelöscht.

Das von STRATO Webmail unterstützte IMAP-Protokoll ermöglicht mehr Flexibilität: Ihr E-Mail Programm ist mit IMAP immer mit dem E-Mail Server synchron. Verschieben Sie eine E-Mail von einem Ordner in einen anderen auf Ihrem Computer, spiegelt sich die Änderung auch in anderen Programmen wieder, die per IMAP auf Ihr E-Mail Postfach zugreifen (bspw. das Programm auf Ihrem stationären Computer und das auf Ihrem Laptop).


Wie kann ich auf dem Handy E-Mails abrufen?

Mit STRATO Webmail können Sie Ihre E-Mails auch unterwegs über Ihr Smartphone abrufen. Die meisten Smartphones haben zudem eine Standard-Mail Applikation installiert. In den STRATO FAQ finden Sie Anleitungen, wie Sie E-Mail Konten zu Ihrem Android-Smartphone oder iPhone oder Windows-Phone hinzufügen. Beliebte Alternativen sind die Apps K9Mail und Sparrow.


Wie kann ich auf dem Computer E-Mails abrufen?

STRATO Mail lässt sich natürlich auch mit Mail-Programmen für Computer abrufen. In den FAQ finden Sie Anleitungen, wie Sie STRATO Webmail in Verbindung mit den meistgenutzten Programmen Outlook 2010, Outlook 2013 und Mozilla Thunderbird nutzen können.


Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz ist vor allem bei längerer Abwesenheit (z.B. im Urlaub oder Krankheitsfall) empfehlenswert. Eine Abwesenheitsnotiz bzw. ein Autoresponder beantwortet E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse automatisch mit einer individuell erstellten Textvorlage. Der Anfragende bekommt so eine direkte Bestätigung, dass seine Nachricht eingegangen ist.


Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz sein?

STRATO Kunden können dies im Kunden-Login erledigen. Wählen Sie hier zunächst die Menüpunkte E-Mail und E-Mail-Verwaltung. Setzen Sie bei der gewünschten Adresse ein Häkchen und klicken Sie in der Kopfzeile auf „Postfach bearbeiten“. Auf der folgenden Seite können Sie den Zeitraum festlegen und Ihre Abwesenheitsnotiz eingeben. Alternativ können Sie den Autoresponder auch direkt bei STRATO Webmail einrichten.


Nachrichten organisieren

Nachrichten organisieren

Wenn sämtliche eingehende E-Mails ohne Organisation in Ihrem Posteingang landen, werden Sie schnell den Überblick verlieren. Mit Weiterleitungen und Alias-Adressen lässt sich der zunehmende E-Mailverkehr effektiv kanalisieren. Wichtige Nachrichten heben Sie am besten hervor, damit sie nicht so schnell untergehen. Über Filterregeln können Sie Ihre E-Mails automatisch sortieren. Um sich außerdem vor übermäßigem Spam zu schützen, haben Sie mehrere Möglichkeiten und können sich beispielsweise auf eine sogenannte Robinsonliste setzen lassen.


Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

Sie können E-Mails verschiedener Adressen an ein zentrales Postfach weiterleiten. Das ist vor allem dann empfehlenswert, wenn Sie mehrere Adressen mit vergleichbaren Funktionen haben (wie z.B. kontakt@firmendomain.tld und info@firmendomain.tld). Indem Sie so den E-Mailverkehr bündeln, behalten Sie auch dann den Überblick, wenn Sie viele E-Mail Adressen eingerichtet haben. Alternativ können Sie auch Aliase einrichten.

Für eine Weiterleitung nutzen STRATO Kunden die Filterfunktion im Kunden-Login. Setzen Sie neben der Adresse, die umgeleitet werden soll, ein Häkchen und klicken Sie auf „Filter bearbeiten“. Erstellen Sie hier eine Regel mit den Bedingungen „An“, „trifft genau zu“ und geben Sie die aktuelle Adresse an, von welcher die Mails weitergeleitet werden sollen. Anschließend wählen Sie als auszuführende Aktion „Umleiten nach“ und tragen die Ziel-Adresse ein. Nähere Informationen dazu gibt es in den FAQ .


Lassen sich Nachrichten priorisieren?

Um die Bedeutung von Nachrichten schnell einzuordnen, können Sie diese kategorisieren und farblich markieren. In STRATO Webmail heben Sie Nachrichten über kleine farbige Fähnchen („flags“) hervor: Klicken Sie auf die Mail, die Sie markieren möchten, und dann auf das kleine Flag-Symbol in der Menüleiste. Wählen Sie nun eine der zehn zur Verfügung stehenden Farben aus.


Wie lege ich Ordner an?

Mit einer individuellen Ordnerstruktur behalten Sie den Überblick über Ihre eingehenden E-Mails. Legen Sie zum Beispiel einen Ordner für Rechnungen, einen für Bestellungen und einen für Kundenanfragen an. Klicken Sie dazu auf den sogenannten Burger-Button (das mit Symbol den drei waagrechten Strichen) neben dem Ordner Posteingang, wählen Sie dort "Neuen Ordner hinzufügen" und vergeben Sie dem neuen Unterordner eine kurze Bezeichnung. Anschließend können Sie Ihre E-Mails einfach mit gedrückter linker Maustaste dorthin ziehen.


Wie lassen sich Nachrichten per Filter automatisch sortieren?

Noch praktischer ist es, wenn Sie Ihre E-Mails automatisch einordnen lassen. Zu diesem Zweck können Sie in STRATO Webmail Filterregeln erstellen. Sollen z.B. E-Mails mit dem Wort „Rechnung“ in der Betreffzeile in den gleichnamigen Ordner verschoben werden, können Sie dazu einen Filter erstellen. Eine ausführliche Beschreibung, wie Sie mit Filtern arbeiten können, finden Sie in den FAQ.


Web Mail aus Deutschland

Web Mail aus DE: STRATO nimmt an der Initiative „E-Mail made in Germany“ teil

Als Teilnehmerin an der Initiative „E-Mail made in Germany“ (EMiG) verpflichtet sich STRATO freiwillig, die Datenübertragung zwischen dem Webmailer oder einem anderen E-Mail Programm und dem Mail-Server per SSL zu verschlüsseln. Auch der Übertragungsweg zu den Servern anderer EMiG-Mitglieder wird verschlüsselt; mehr dazu lesen Sie hier.

Den zweiten Teil über die Funktionen von Webmail finden Sie hier: Aufgaben, Kalender und Kontakte nutzen mit STRATO Webmail.

  • Geprüfte Sicherheit

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